Informativa sulla privacy

Il sito web www.realmaker.ai e la piattaforma REALMAKER AI, con tutti i suoi contenuti e funzionalità, appartengono a PLACE ANALYTICS, S.L. (di seguito "REALMAKER AI"), iscritta nel Registro Mercantile delle Asturie il 17/04/2015, Tomo 4133, Foglio 210, Iscrizione 1ª, AS-48126. La presente Politica sulla Privacy regola il trattamento dei dati personali raccolti attraverso la piattaforma REALMAKER AI, comprese le interazioni gestite dall'assistente conversazionale basato sull'intelligenza artificiale (di seguito, il "Bot") che opera nei canali di messaggistica del Cliente. La sua lettura e comprensione è complementare alle Condizioni Generali di Contratto del Servizio, di cui questa politica è un'estensione in materia di protezione dei dati. Questa politica si applica in conformità con il Regolamento (UE) 2016/679, del 27 aprile, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (GDPR), e della Legge Organica 3/2018, del 5 dicembre, sulla Protezione dei Dati Personali e garanzia dei diritti digitali (LOPDGDD).

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

2. DOPPIO RUOLO NEL TRATTAMENTO DEI DATI: TITOLARE E RESPONSABILE

Data la natura del Servizio, PLACE ANALYTICS, S.L. agisce in una doppia veste a seconda dell'origine e del contesto dei dati trattati. È importante distinguere chiaramente entrambi i ruoli:

2.1 PLACE ANALYTICS, S.L. come Titolare del Trattamento

PLACE ANALYTICS, S.L. agisce come Titolare del Trattamento rispetto ai dati personali del Cliente (agenzia o professionista immobiliare), ovvero i dati forniti direttamente dalla persona fisica o giuridica che contrae il Servizio REALMAKER AI. Questo include i dati di registrazione, uso della piattaforma, fatturazione e comunicazioni commerciali.

2.2 PLACE ANALYTICS, S.L. come Responsabile del Trattamento

Quando il Bot interagisce con Terze Parti Interessate (acquirenti, venditori, inquilini, locatori o altri contatti) attraverso i canali di messaggistica del Cliente, i dati personali raccolti in quelle conversazioni sono trattati per conto del Cliente. In questo contesto, il Cliente agisce come Titolare del Trattamento di tali dati, e PLACE ANALYTICS, S.L. agirà come Responsabile del Trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR.

Nella sua veste di Responsabile, PLACE ANALYTICS, S.L. si impegna a:

• Trattare i dati solo conformemente alle istruzioni documentate del Cliente.
• Non cedere né comunicare i dati a terzi salvo istruzione espressa del Cliente o obbligo di legge.
• Applicare le misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei dati.
• Assistere il Cliente nell'adempimento dei suoi obblighi in risposta a richieste di esercizio dei diritti da parte delle Terze Parti Interessate.
• Cancellare o restituire i dati al Cliente una volta terminata la prestazione del Servizio, salvo che esista un obbligo legale di conservazione.

Il Cliente, nella sua veste di Titolare del Trattamento, assume l'obbligo di informare le Terze Parti Interessate sul trattamento dei loro dati personali con carattere preventivo o simultaneo all'inizio della conversazione con il Bot, così come di disporre di una base giuridica valida per tale trattamento. PLACE ANALYTICS, S.L. non sarà responsabile dell'inadempimento di questi obblighi da parte del Cliente.

3. DATI RACCOLTI

3.1 Dati del Cliente (trattati da PLACE ANALYTICS, S.L. come Titolare)

In occasione della registrazione e dell'uso della piattaforma REALMAKER AI, vengono raccolti i seguenti dati:

Dati dell'utente:

• Nome e cognome
• Email
• Telefono
• Posizione ricoperta nell'azienda

Dati aziendali:

• Nome o ragione sociale
• Codice fiscale
• Indirizzo fiscale e postale
• Sito web
• Telefono ed email di contatto
• Logo e identità visiva

Dati di utilizzo e configurazione:

• Istruzioni e prompt configurati dal Cliente per personalizzare il comportamento del Bot.
• Parametri e flussi conversazionali definiti dal Cliente.
• Registri di accesso alla piattaforma (indirizzo IP, data e ora, attività).
• Credenziali di accesso (memorizzate in forma crittografata).

Dati di collegamento con piattaforme di terzi:

• Token di autorizzazione e credenziali di accesso agli account Meta del Cliente (WhatsApp Business, Instagram Direct), necessari per il funzionamento del Bot. Questi dati sono trattati esclusivamente per la prestazione del Servizio e non sono memorizzati oltre lo strettamente necessario.
• Indirizzo email sincronizzato con il Servizio.

In nessun caso saranno memorizzati dati di carta di credito né CVC, che sono gestiti esclusivamente attraverso il gateway di pagamento abilitato in ogni momento, che soddisfa gli standard di sicurezza PCI-DSS.

3.2 Dati di Terze Parti Interessate raccolti dal Bot (trattati come Responsabile del Trattamento)

Nel corso delle conversazioni che il Bot mantiene con Terze Parti Interessate attraverso i canali di messaggistica del Cliente, possono essere raccolti i seguenti dati personali, sempre in funzione dei flussi configurati dal Cliente:

Dati di identificazione e contatto:

• Nome e cognome.
• Telefono (identificatore del canale di messaggistica).
• Email, nel caso in cui la Terza Parte Interessata lo fornisca volontariamente.

Dati di qualificazione immobiliare:

• Tipologia di operazione di interesse (compravendita, affitto, altre).
• Budget o fascia di prezzo indicata.
• Area geografica o località di interesse.
• Caratteristiche dell'immobile cercato o da vendere (superficie, camere, tipologia, ecc.).
• Termine stimato dell'operazione e livello di urgenza.
• Situazione di finanziamento dichiarata dall'interessato stesso.
• Valutazione del livello di interesse o qualificazione commerciale generata dal Bot.

Dati conversazionali:

• Contenuto completo delle conversazioni mantenute tra il Bot e la Terza Parte Interessata, nella misura in cui siano conservate secondo la configurazione del Servizio.
• Metadati della conversazione (data, ora, canale, durata).

L'ambito esatto dei dati raccolti dipenderà dai flussi conversazionali che il Cliente ha configurato. PLACE ANALYTICS, S.L., come Responsabile del Trattamento, non determina quali dati richiede il Bot né con quale finalità, essendo il Cliente l'unico responsabile di tali decisioni. PLACE ANALYTICS, S.L. raccomanda al Cliente di configurare il Bot conformemente al principio di minimizzazione dei dati, raccogliendo unicamente le informazioni strettamente necessarie per la sua attività.

I dati delle Terze Parti Interessate non saranno mai utilizzati da PLACE ANALYTICS, S.L. per finalità proprie, né ceduti a terzi senza istruzione espressa del Cliente, salvo obbligo di legge.

4. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

4.1 Rispetto ai dati del Cliente

I dati del Cliente sono trattati per le seguenti finalità:

• 1. Gestione del rapporto contrattuale: prestazione del Servizio, fatturazione, assistenza al cliente e adempimento degli obblighi derivanti dal contratto.
• 2. Creazione e mantenimento del profilo sulla piattaforma. Tale profilo è privato e visibile solo al Cliente stesso.
• 3. Miglioramento del Servizio mediante l'analisi anonimizzata del comportamento d'uso, per adattare le funzionalità alle esigenze degli utenti.
• 4. Comunicazioni commerciali su nuovi prodotti, funzionalità o miglioramenti del Servizio, sempre che il Cliente abbia prestato il suo consenso.
• 5. Prevenzione di frodi e abusi nell'uso della piattaforma.
• 6. Adempimento di obblighi legali e cessione ad autorità pubbliche quando richiesto dalla normativa applicabile.

4.2 Rispetto ai dati delle Terze Parti Interessate

I dati raccolti dal Bot nelle conversazioni con Terze Parti Interessate sono trattati esclusivamente per conto del Cliente e per le finalità che questo determina nell'esercizio della sua attività immobiliare. In generale, tali finalità includeranno la qualificazione dei contatti, la gestione dei lead e il follow-up commerciale.

PLACE ANALYTICS, S.L., come Responsabile del Trattamento, non determina né controlla le finalità per le quali il Cliente tratta questi dati, e non si assume alcuna responsabilità derivante dall'uso che il Cliente ne faccia.

5. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

5.1 Dati del Cliente

• a) Esecuzione del contratto: per le finalità descritte nel punto 4.1.1 precedente.
• b) Consenso dell'utente: per le finalità dei punti da 4.1.2 a 4.1.4.
• c) Interesse legittimo di PLACE ANALYTICS, S.L.: per la finalità di prevenzione delle frodi (punto 4.1.5).
• d) Adempimento di obblighi legali: per la cessione ad autorità pubbliche (punto 4.1.6).

5.2 Dati delle Terze Parti Interessate

La base giuridica del trattamento dei dati delle Terze Parti Interessate spetta al Cliente determinarla nella sua veste di Titolare del Trattamento. PLACE ANALYTICS, S.L. raccomanda al Cliente di assicurarsi di disporre di una base giuridica sufficiente —tipicamente il consenso dell'interessato o l'interesse legittimo nel contesto del rapporto precontrattuale— prima di attivare il Bot nei suoi canali di messaggistica.

6. CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati del Cliente saranno conservati durante la vigenza del rapporto contrattuale e, una volta terminato questo, durante i termini di prescrizione delle azioni legali applicabili, salvo che il Cliente ne richieda la cancellazione prima che trascorrano tali termini.

I dati delle Terze Parti Interessate raccolti dal Bot saranno conservati per il tempo che il Cliente determina conformemente alla propria politica di conservazione dei dati, rispettando in ogni caso i limiti legali. PLACE ANALYTICS, S.L. non manterrà questi dati oltre il tempo necessario per la prestazione del Servizio, salvo istruzione espressa del Cliente o obbligo di legge.

I registri delle conversazioni saranno conservati durante il periodo concordato nelle condizioni particolari del Servizio. Una volta scaduto tale termine, saranno eliminati in modo sicuro o restituiti al Cliente, secondo quanto concordato.

7. DESTINATARI E TRASFERIMENTI INTERNAZIONALI

I dati del Cliente non saranno ceduti a terzi, salvo nei seguenti casi:

• a) Obbligo di legge: quando richiesto dalla normativa applicabile o dalle autorità competenti.
• b) Fornitori di servizi tecnologici: PLACE ANALYTICS, S.L. potrà utilizzare sub-responsabili del trattamento (fornitori di infrastruttura cloud, modelli di intelligenza artificiale, piattaforme di messaggistica) necessari per la prestazione del Servizio. Con tutti loro saranno sottoscritti i corrispondenti contratti di incarico del trattamento che garantiscano il rispetto del GDPR.
• c) Meta Platforms, Inc.: l'operazione del Bot attraverso WhatsApp Business e Instagram Direct comporta il trattamento dei dati nelle infrastrutture di Meta Platforms, Inc., società con sede negli USA. Questo trattamento si basa sulle clausole contrattuali tipo e altre garanzie previste nel GDPR per i trasferimenti internazionali di dati. Il Cliente, autorizzando la connessione dei suoi account Meta con il Servizio, dichiara di conoscere e accettare questa circostanza.

I trasferimenti internazionali di dati che possono derivare dall'uso di fornitori ubicati al di fuori dello Spazio Economico Europeo saranno sempre effettuati con le garanzie adeguate richieste dal GDPR (articolo 46), e saranno comunicati al Cliente quando necessario.

I dati di pagamento non sono memorizzati da PLACE ANALYTICS, S.L. e sono gestiti esclusivamente attraverso il gateway di pagamento abilitato in ogni momento, conformemente agli standard PCI-DSS.

8. DIRITTI DEGLI INTERESSATI

8.1 Diritti del Cliente

Il Cliente potrà esercitare in qualsiasi momento e gratuitamente i seguenti diritti sui propri dati personali:

• Accesso: ottenere conferma se PLACE ANALYTICS, S.L. tratta dati che lo riguardano e accedervi.
• Rettifica: richiedere la correzione di dati inesatti o incompleti.
• Cancellazione: richiedere l'eliminazione dei propri dati quando, tra gli altri motivi, non siano più necessari per le finalità per le quali sono stati raccolti.
• Limitazione del trattamento: richiedere che i propri dati siano conservati unicamente per l'esercizio o la difesa di reclami.
• Portabilità: ricevere i propri dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
• Opposizione: opporsi al trattamento dei propri dati per motivi relativi alla propria situazione particolare.
• Revoca del consenso: in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca.

Per esercitare uno qualsiasi di questi diritti, il Cliente può rivolgersi a:

Si prega di allegare alla richiesta una copia del documento di identità del richiedente, e indicare il diritto che si desidera esercitare e i dati di contatto utilizzati sulla piattaforma.

8.2 Diritti delle Terze Parti Interessate

Le Terze Parti Interessate i cui dati siano stati raccolti dal Bot attraverso i canali di messaggistica del Cliente dovranno indirizzare l'esercizio dei loro diritti direttamente al Cliente, nella sua veste di Titolare del Trattamento. Il Cliente è l'unico obbligato ad esaminare e risolvere tali richieste.

Tuttavia, se una Terza Parte Interessata si rivolgesse a PLACE ANALYTICS, S.L. per esercitare i propri diritti, questa la informerà dell'identità del Cliente responsabile corrispondente, nella misura in cui tale informazione sia disponibile e la sua comunicazione risulti appropriata.

8.3 Reclami all'autorità di controllo

Qualsiasi persona che ritenga che i propri diritti in materia di protezione dei dati siano stati violati potrà presentare un reclamo all'Agenzia Spagnola per la Protezione dei Dati (AEPD):

9. SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI

PLACE ANALYTICS, S.L. applica le misure tecniche e organizzative necessarie per garantire la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei dati personali trattati, conformemente agli standard del sistema di gestione della sicurezza delle informazioni dell'organizzazione, allineato con i requisiti dello standard UNE-ISO/IEC 27001.

Tra le misure adottate sono incluse, a titolo esemplificativo e non limitativo: cifratura delle credenziali di accesso, controllo degli accessi per ruoli, audit periodici di sicurezza, protocolli di gestione degli incidenti e piani di continuità operativa.

Nel caso in cui si verificasse una violazione della sicurezza dei dati personali che potrebbe comportare un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche, PLACE ANALYTICS, S.L. la notificherà all'AEPD nei termini previsti dal GDPR e, quando obbligatorio, agli interessati coinvolti.

Si raccomanda al Cliente di mantenere le proprie credenziali di accesso in stretta riservatezza, di non condividerle con terzi e di notificare immediatamente a REALMAKER AI qualsiasi uso non autorizzato o sospetto di compromissione delle stesse. Allo stesso modo, si raccomanda di mantenere aggiornati i dispositivi utilizzati per accedere al Servizio e protetti con software di sicurezza.

10. USO DI COOKIE E DATI DI NAVIGAZIONE

La piattaforma www.realmaker.ai potrà utilizzare cookie e tecnologie simili per il mantenimento delle sessioni, le preferenze dell'utente e l'analisi dell'uso della piattaforma. Le informazioni dettagliate sull'uso dei cookie, la loro tipologia e le opzioni di configurazione disponibili sono raccolte nella Politica dei Cookie accessibile dalla pagina principale del sito web.

PLACE ANALYTICS, S.L. registra l'indirizzo IP di ogni accesso alla piattaforma per finalità di sicurezza, controllo dell'accesso e rilevamento di usi non autorizzati.

11. MODIFICHE DELLA POLITICA SULLA PRIVACY

PLACE ANALYTICS, S.L. si riserva il diritto di aggiornare la presente Politica sulla Privacy per adattarla a cambiamenti normativi, giurisprudenziali o a modifiche nelle funzionalità del Servizio. Qualsiasi modifica rilevante sarà comunicata al Cliente con sufficiente anticipo attraverso i canali abituali o mediante pubblicazione su www.realmaker.ai. Si raccomanda di rivedere periodicamente questa politica.