Politique de confidentialité

Le site web www.realmaker.ai et la plateforme REALMAKER AI, avec l'ensemble de leurs contenus et fonctionnalités, appartiennent à PLACE ANALYTICS, S.L. (ci-après « REALMAKER AI »), inscrite au Registre du commerce (Registro Mercantil) des Asturies le 17/04/2015, tome 4133, folio 210, inscription 1re, AS-48126. La présente Politique de confidentialité régit le traitement des données à caractère personnel collectées au moyen de la plateforme REALMAKER AI, y compris les interactions gérées par l'assistant conversationnel fondé sur l'intelligence artificielle (ci-après le « Bot ») qui opère sur les canaux de messagerie du Client. Sa lecture et sa compréhension complètent les Conditions générales de contrat du Service, dont la présente politique constitue le prolongement en matière de protection des données. La présente politique s'applique conformément au règlement (UE) 2016/679 du 27 avril relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel (RGPD) et à la loi organique espagnole 3/2018 du 5 décembre relative à la protection des données personnelles et à la garantie des droits numériques (LOPDGDD).

1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

2. DOUBLE RÔLE DANS LE TRAITEMENT DES DONNÉES : RESPONSABLE DU TRAITEMENT ET SOUS-TRAITANT

Compte tenu de la nature du Service, PLACE ANALYTICS, S.L. agit en une double qualité selon l'origine et le contexte des données traitées. Il est important de bien distinguer ces deux rôles :

2.1 PLACE ANALYTICS, S.L. en tant que Responsable du traitement

PLACE ANALYTICS, S.L. agit en tant que Responsable du traitement à l'égard des données personnelles du Client (agence ou professionnel de l'immobilier), c'est-à-dire des données fournies directement par la personne physique ou morale qui souscrit au Service REALMAKER AI. Cela inclut les données d'inscription, d'utilisation de la plateforme, de facturation et de communications commerciales.

2.2 PLACE ANALYTICS, S.L. en tant que Sous-traitant

Lorsque le Bot interagit avec des Tiers Concernés (acheteurs, vendeurs, locataires, bailleurs ou autres contacts) par l'intermédiaire des canaux de messagerie du Client, les données personnelles collectées au cours de ces conversations sont traitées pour le compte du Client. Dans ce contexte, le Client agit en tant que Responsable du traitement de ces données, et PLACE ANALYTICS, S.L. agit en tant que Sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.

En sa qualité de Sous-traitant, PLACE ANALYTICS, S.L. s'engage à :

• Traiter les données uniquement sur instruction documentée du Client.
• Ne pas céder ni communiquer les données à des tiers, sauf instruction expresse du Client ou obligation légale.
• Mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données.
• Aider le Client à s'acquitter de ses obligations lorsque des Tiers Concernés présentent des demandes d'exercice de leurs droits.
• Supprimer les données ou les restituer au Client à la fin de la prestation du Service, sauf obligation légale de conservation.

Le Client, en sa qualité de Responsable du traitement, est tenu d'informer les Tiers Concernés du traitement de leurs données personnelles avant le début de la conversation avec le Bot ou au moment de celui-ci, ainsi que de disposer d'une base juridique valable pour ce traitement. PLACE ANALYTICS, S.L. ne saurait être tenue responsable du non-respect de ces obligations par le Client.

3. DONNÉES COLLECTÉES

3.1 Données du Client (traitées par PLACE ANALYTICS, S.L. en tant que Responsable du traitement)

À l'occasion de l'inscription sur la plateforme REALMAKER AI et de son utilisation, les données suivantes sont collectées :

Données de l'utilisateur :

• Prénom et nom
• Adresse e-mail
• Téléphone
• Fonction occupée dans l'entreprise

Données de l'entreprise :

• Dénomination ou raison sociale
• Numéro d'identification fiscale (CIF)
• Adresse fiscale et postale
• Site web
• Téléphone et adresse e-mail de contact
• Logo et identité visuelle

Données d'utilisation et de configuration :

• Instructions et prompts configurés par le Client pour personnaliser le comportement du Bot.
• Paramètres et flux conversationnels définis par le Client.
• Journaux d'accès à la plateforme (adresse IP, date et heure, activité).
• Identifiants d'accès (stockés sous forme chiffrée).

Données de liaison avec des plateformes tierces :

• Jetons d'autorisation et identifiants d'accès aux comptes Meta du Client (WhatsApp Business, Instagram Direct), nécessaires au fonctionnement du Bot. Ces données sont traitées exclusivement aux fins de la prestation du Service et ne sont pas conservées au-delà de ce qui est strictement nécessaire.
• Adresse e-mail synchronisée avec le Service.

Aucune donnée de carte bancaire ni aucun cryptogramme visuel (CVC) ne sont conservés, en aucun cas ; ces données sont gérées exclusivement par la passerelle de paiement mise en place à tout moment, qui respecte les normes de sécurité PCI-DSS.

3.2 Données des Tiers Concernés collectées par le Bot (traitées en tant que Sous-traitant)

Au cours des conversations que le Bot entretient avec des Tiers Concernés par l'intermédiaire des canaux de messagerie du Client, les données personnelles suivantes peuvent être collectées, toujours en fonction des flux configurés par le Client :

Données d'identification et de contact :

• Prénom et nom.
• Téléphone (identifiant du canal de messagerie).
• Adresse e-mail, si le Tiers Concerné la communique volontairement.

Données de qualification immobilière :

• Type d'opération recherchée (achat-vente, location, autres).
• Budget ou fourchette de prix indiqués.
• Zone géographique ou localité recherchée.
• Caractéristiques du bien recherché ou à vendre (surface, chambres, typologie, etc.).
• Délai estimé de l'opération et degré d'urgence.
• Situation de financement déclarée par la personne intéressée elle-même.
• Évaluation du niveau d'intérêt ou de la qualification commerciale générée par le Bot.

Données conversationnelles :

• Contenu intégral des conversations entre le Bot et le Tiers Concerné, dans la mesure où elles sont conservées conformément à la configuration du Service.
• Métadonnées de la conversation (date, heure, canal, durée).

L'étendue exacte des données collectées dépend des flux conversationnels configurés par le Client. PLACE ANALYTICS, S.L., en tant que Sous-traitant, ne détermine ni les données demandées par le Bot ni leur finalité, le Client étant seul responsable de ces décisions. PLACE ANALYTICS, S.L. recommande au Client de configurer le Bot conformément au principe de minimisation des données, en ne collectant que les informations strictement nécessaires à son activité.

Les données des Tiers Concernés ne seront jamais utilisées par PLACE ANALYTICS, S.L. à ses propres fins, ni cédées à des tiers sans instruction expresse du Client, sauf obligation légale.

4. FINALITÉS DU TRAITEMENT

4.1 Concernant les données du Client

Les données du Client sont traitées aux fins suivantes :

• 1. Gestion de la relation contractuelle : prestation du Service, facturation, service client et exécution des obligations découlant du contrat.
• 2. Création et gestion du profil sur la plateforme. Ce profil est privé et visible uniquement par le Client lui-même.
• 3. Amélioration du Service au moyen de l'analyse anonymisée des comportements d'utilisation, afin d'adapter les fonctionnalités aux besoins des utilisateurs.
• 4. Communications commerciales portant sur de nouveaux produits, fonctionnalités ou améliorations du Service, sous réserve du consentement du Client.
• 5. Prévention de la fraude et des abus dans l'utilisation de la plateforme.
• 6. Respect des obligations légales et communication aux autorités publiques lorsque la réglementation applicable l'exige.

4.2 Concernant les données des Tiers Concernés

Les données collectées par le Bot lors des conversations avec des Tiers Concernés sont traitées exclusivement pour le compte du Client et aux fins que celui-ci détermine dans l'exercice de son activité immobilière. En règle générale, ces finalités comprennent la qualification des contacts, la gestion des leads et le suivi commercial.

PLACE ANALYTICS, S.L., en tant que Sous-traitant, ne détermine ni ne contrôle les finalités pour lesquelles le Client traite ces données et n'assume aucune responsabilité découlant de l'usage que le Client en fait.

5. BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT

5.1 Données du Client

• a) Exécution du contrat : pour les finalités décrites au point 4.1.1 ci-dessus.
• b) Consentement de l'utilisateur : pour les finalités des points 4.1.2 à 4.1.4.
• c) Intérêt légitime de PLACE ANALYTICS, S.L. : pour la finalité de prévention de la fraude (point 4.1.5).
• d) Respect des obligations légales : pour la communication aux autorités publiques (point 4.1.6).

5.2 Données des Tiers Concernés

Il appartient au Client, en sa qualité de Responsable du traitement, de déterminer la base juridique du traitement des données des Tiers Concernés. PLACE ANALYTICS, S.L. recommande au Client de s'assurer qu'il dispose d'une base juridique suffisante (généralement le consentement de la personne concernée ou l'intérêt légitime dans le cadre de la relation précontractuelle) avant d'activer le Bot sur ses canaux de messagerie.

6. CONSERVATION DES DONNÉES

Les données du Client sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle puis, à son terme, pendant les délais de prescription des actions en justice applicables, sauf si le Client en demande la suppression avant l'expiration de ces délais.

Les données des Tiers Concernés collectées par le Bot sont conservées pendant la durée déterminée par le Client conformément à sa propre politique de conservation des données, dans le respect, en tout état de cause, des limites légales. PLACE ANALYTICS, S.L. ne conservera pas ces données au-delà du temps nécessaire à la prestation du Service, sauf instruction expresse du Client ou obligation légale.

Les enregistrements des conversations sont conservés pendant la durée convenue dans les conditions particulières du Service. À l'expiration de ce délai, ils sont supprimés de manière sécurisée ou restitués au Client, selon ce qui aura été convenu.

7. DESTINATAIRES ET TRANSFERTS INTERNATIONAUX

Les données du Client ne sont pas cédées à des tiers, sauf dans les cas suivants :

• a) Obligation légale : lorsque la réglementation applicable l'exige ou que les autorités compétentes le requièrent.
• b) Prestataires de services technologiques : PLACE ANALYTICS, S.L. peut faire appel à des sous-traitants ultérieurs (fournisseurs d'infrastructure cloud, modèles d'intelligence artificielle, plateformes de messagerie) nécessaires à la prestation du Service. Des contrats de sous-traitance garantissant le respect du RGPD seront conclus avec chacun d'eux.
• c) Meta Platforms, Inc. : le fonctionnement du Bot via WhatsApp Business et Instagram Direct implique le traitement de données sur les infrastructures de Meta Platforms, Inc., société établie aux États-Unis. Ce traitement repose sur les clauses contractuelles types et les autres garanties prévues par le RGPD pour les transferts internationaux de données. En autorisant la connexion de ses comptes Meta au Service, le Client déclare avoir connaissance de cette circonstance et l'accepter.

Les transferts internationaux de données pouvant découler du recours à des prestataires situés en dehors de l'Espace économique européen seront toujours effectués avec les garanties appropriées exigées par le RGPD (article 46) et seront portés à la connaissance du Client lorsque cela est obligatoire.

Les données de paiement ne sont pas conservées par PLACE ANALYTICS, S.L. ; elles sont gérées exclusivement par la passerelle de paiement mise en place à tout moment, conformément aux normes PCI-DSS.

8. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

8.1 Droits du Client

Le Client peut exercer à tout moment et gratuitement les droits suivants sur ses données personnelles :

• Accès : obtenir la confirmation que PLACE ANALYTICS, S.L. traite ou non des données le concernant et y accéder.
• Rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Effacement : demander la suppression de ses données lorsque, notamment, elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
• Limitation du traitement : demander que ses données soient conservées uniquement pour l'exercice ou la défense de réclamations.
• Portabilité : recevoir ses données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• Opposition : s'opposer au traitement de ses données pour des raisons tenant à sa situation particulière.
• Retrait du consentement : à tout moment, sans que cela porte atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

Pour exercer l'un de ces droits, le Client peut s'adresser à :

Il est demandé de joindre à la demande une copie d'un document justifiant de l'identité du demandeur et d'indiquer le droit que celui-ci souhaite exercer ainsi que les coordonnées utilisées sur la plateforme.

8.2 Droits des Tiers Concernés

Les Tiers Concernés dont les données ont été collectées par le Bot par l'intermédiaire des canaux de messagerie du Client doivent adresser l'exercice de leurs droits directement au Client, en sa qualité de Responsable du traitement. Le Client est seul tenu de traiter ces demandes et d'y donner suite.

Toutefois, si un Tiers Concerné s'adressait à PLACE ANALYTICS, S.L. pour exercer ses droits, celle-ci l'informerait de l'identité du Client responsable concerné, dans la mesure où cette information est disponible et où sa communication est appropriée.

8.3 Réclamations auprès de l'autorité de contrôle

Toute personne estimant que ses droits en matière de protection des données ont été violés peut introduire une réclamation auprès de l'Agence espagnole de protection des données (AEPD) :

9. SÉCURITÉ DE L'INFORMATION

PLACE ANALYTICS, S.L. applique les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données personnelles traitées, conformément aux normes du système de management de la sécurité de l'information de l'organisation, aligné sur les exigences de la norme UNE-ISO/IEC 27001.

Parmi les mesures adoptées figurent, à titre indicatif et non limitatif : le chiffrement des identifiants d'accès, le contrôle des accès par rôles, des audits de sécurité périodiques, des protocoles de gestion des incidents et des plans de continuité d'activité.

En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques, PLACE ANALYTICS, S.L. la notifiera à l'AEPD dans les délais prévus par le RGPD et, lorsque cela est obligatoire, aux personnes concernées.

Il est recommandé au Client de garder ses identifiants d'accès strictement confidentiels, de ne pas les communiquer à des tiers et d'informer immédiatement REALMAKER AI de toute utilisation non autorisée ou de tout soupçon de compromission de ceux-ci. De même, il est recommandé de maintenir à jour les appareils utilisés pour accéder au Service et de les protéger au moyen d'un logiciel de sécurité.

10. UTILISATION DE COOKIES ET DONNÉES DE NAVIGATION

La plateforme www.realmaker.ai peut utiliser des cookies et des technologies similaires pour le maintien des sessions, les préférences de l'utilisateur et l'analyse de l'utilisation de la plateforme. Les informations détaillées sur l'utilisation des cookies, leurs types et les options de configuration disponibles figurent dans la Politique de cookies accessible depuis la page d'accueil du site web.

PLACE ANALYTICS, S.L. enregistre l'adresse IP de chaque accès à la plateforme à des fins de sécurité, de contrôle d'accès et de détection des utilisations non autorisées.

11. MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

PLACE ANALYTICS, S.L. se réserve le droit de mettre à jour la présente Politique de confidentialité afin de l'adapter à des évolutions législatives ou jurisprudentielles ou à des modifications des fonctionnalités du Service. Toute modification importante sera communiquée au Client suffisamment à l'avance par les canaux habituels ou par publication sur www.realmaker.ai. Il est recommandé de consulter régulièrement la présente politique.